بمنظور تسهیل در فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری و استفاده بهینه از امکانات فضای مجازی دانشگاه، لزوم استقرار و بکارگیری سيستم اتوماسيون اداري در تابستان 1388 از جانب معاونت محترم اداری و مالی دانشگاه مطرح و متعاقب آن با پیگیری های این معاونت بررسی برای عقد قرارداد با یکی از شرکتهای عرضه کننده سیستم اتوماسیون آغاز شد. پس از عقد قرارداد با شرکت "همکاران سیستم" و خرید تجهیزات سخت افزاری مورد نیاز، نرم افزار مربوطه در شهریورماه 1388 بر روی سرور های دانشگاه نصب گردید. در خلال چهار ماه مهر، آبان، آذر و دی 1388 آموزش همکاران بترتیب در سطوح مسئولین و کارکنان دبیرخانه ها، کارشناسان (اداری و آموزشی)، مدیران گروهها، مدیر و معاونین دانشکده ها و در نهایت معاونین و ریاست دانشگاه انجام شد. بر اساس برنامه ریزی های انجام شده، بلافاصله پس از پایان فاز اول آموزش همکاران، فرآیند عملیاتی شدن سیستم با آغاز بکار آن در سازمان مرکزی دانشگاه (شامل همه حوزه های مستقر در ساختمان سازمان مرکزی) در تاریخ هفدهم بهمن ماه هشتاد و هشت شروع شد. پس از آن و با فاصله زمانی های از پیش تعیین شده سایر حوزه های دانشگاه با ترتیب زیر تحت پوشش این سیستم قرار گرفتند:

براي شروع بکار با سيستم اتوماسيون اداري دانشگاه، بعنوان اولين اقدام بايستي از وجود نرم افزارها و تنظيمات زير بر روي کامپيوتر خود مطمئن شويد:

1- دانلود و نصب آخرین نسخه مرورگراينترنت اکسپلورر 7.0

2- انجام تنظيمات اوليه مرورگر اينترنت اکسپلورر بر اساس دستور العمل.

پس از اطمينان از تنظيمات فوق با ورود آدرس زير در قسمت Address bar اکسپلورر خود، صفحه ورود به سيستم را مشاهده خواهيد نمود:

آدرس تحت وب برای استفاده از طریق اینترنت:

http://oa.birjand.ac.ir

آدرس برای دستیابی از طریق شبکه داخلی دانشگاه:

در اين صفحه، پس از ورود نام کاربري و کلمه عبور به صفحه اصلي سيستم اتوماسيون اداري وارد خواهيد شد.

توصيه ميشود در اولين تجربه ورود به سيستم، کلمه عبور خود را تغيير دهيد. در غير اينصورت عواقب ناشي از ورود افراد ديگر به سيستم با نام کاربري شما و مشاهده کارتابل نامه ها و حتي مکاتبه از جانب و با امضاي ديجيتال شما بر عهده شخص شما خواهد بود.

(شنبه 4 دیماه 89) - با توجه به اینکه دسترسی به گزینه " ثبت اندیکاتور" در سیستم اختلالاتی را در چرخه نامه ها و بایگانی آنها بوجود آورده است، این گزینه از دسترس مدیران خارج گردید. خواهشمند است کلیه نامه های رسمی اداری را به دبیرخانه حوزه کاری خود ارجاع فرمائید. تنها معاونین آموزشی و مسئولین آموزش دانشکده ها به دلیل نوع مکاتبات حوزه آموزشی به این گزینه دسترسی خواهند داشت . در سایر حوزه ها در صورت نیاز مبرم به این گزینه درخواست خود را از طریق رابطین آن حوزه به راهبر سیستم اطلاع دهید.

نامه وارده

نامه صادره

نامه داخلی

اداره کل امور آموزشی دانشگاه فرآیندها و مکاتبات خاصی در سطح دانشگاه و بین ادارات آموزش دانشکده ها دارد که برای انجام آنها نیاز به تصمیم گیری های خاص و چرخه های کاری ویژه است. تعدادی از این فرآیندها و نحوه انجام آنها بگونه ای که مکاتبات از طریق سیستم اتوماسیون اداری قابل پیگیری و ردگیری باشند بقرار زیر هستند:

پرونده فراغت از تحصيل دانشجو

فرم هاي صادره جهت نقل و انتقال و تغييررشته دانشجو

نامه هاي صادره توسط سيستم آموزشي گلستان

1- برای گرفتن راهنمایی یا حل مشکل بوجود آمده در سیستم اتوماسیون اداری باید چه کرد؟
پاسخ:
در دانشکده ها و حوزه های ستادی دانشگاه، رابطینی برای حل مشکلات سیستم اتوماسیون در نظر گرفته شده اند. مشخصات این رابطها در زیر آمده است. در صورتیکه مشکل مربوطه توسط رابط آن حوزه قابل برطرف شدن نبود ایشان با مدیر و راهبر سیستم اتوماسیون اداری، مستقر در مدیریت فناوری اطلاعات دانشگاه ارتباط برقرار کرده و مشکل مدنظر را مطرح و درخواست ارائه طریق خواهند نمود.

مشخصات رابطین اتوماسیون اداری در دانشکده ها(بترتیب حروف الفبا):

دانشکده ادبیات و علوم انسانی:خانم حسینی
دانشکده تربیت بدنی و علوم ورزشی:خانم ترکاونی
دانشکده علوم:خانم لزومی و خانم عظیمی
دانشکده علوم تربیتی و روانشناسی:خانم آکار
دانشکده کشاورزی:خانم حاجی رضایی
دانشکده مهندسی:آقای فولادی
دانشکده هنر:خانم رقیمی

2- الگوی متن چیست و چگونه میتوان آنرا تهیه کرد؟
پاسخ:
بسیاری از نامه های اداری فرم و شکل مشخصی دارند که در طی سالها تغییری نکرده اند و تا مدتها نیز ممکن است بهمین شکل باقی بمانند. به قالب مشخص این نامه ها الگوی آن نامه گفته میشود. در سیستم اتوماسیون اداری جهت پرهیز از تایپ تکراری متن اینگونه نامه ها آنها را بصورت یک الگو تعریف نموده و در هنگام ایجاد این نامه ها فقط مقادیر متغیر درون الگو جایگذاری میشوند.
برای تعریف یک الگوی مشخص، با رابط دانشکده یا حوزه موردنظر تماس حاصل نموده و نمونه ای از متن نامه مدنظر را در اختیار ایشان قرار دهید.

3- عملیات اتوماتیک چیست و چگونه میتوان از آن استفاده کرد؟
پاسخ:
در هر حوزه از حوزه های دانشگاه معمولا فرآیندها و مکاتباتی وجود دارند که نحوه ارجاعات آنها از قاعده خاصی پیروی میکند و همواره بر اساس روش مشخصی ارجاع انجام میشود. مانند نامه هایی که از حوزه نظام وظیفه برای اداره آموزش کل ارسال میشود. این مکتوبات روال مشخصی دارند. برای سهولت در ارجاع اینگونه نامه ها میتوان چندین کار یا ارجاع مشخص را تحت یک عنوان کار تعریف نمود. برای اطلاعات بیشتر در زمینه تعریف و بکارگیری عملیات اتوماتیک این دستورالعمل را ملاحظه فرمایید.