برگزاری کارگاه آشنایی با دبیرخانه سامانه سدف ویژه کارشناسان آموزشی

جلسه مجازی این دوره با تدریس سرکار خانم اخلاقی‌راد، در تاریخ ۱۴۰۵/۰۴/۰۷ برگزار شد و طی آن، نحوه کار با سامانه مکاتبات اداری دانشجویی و فرایند ثبت و پیگیری مکاتبات به‌صورت کامل تشریح شد. در جلسه اول این کارگاه، مراحل ایجاد نامه با استفاده از الگوهای تعریف‌شده، ارجاع، بررسی، امضا، ثبت شماره و مهر مورد آموزش قرار گرفت. همچنین، نقش‌های کاربری مختلف از جمله کارشناس، مدیرگروه و معاون آموزشی و نحوه دسترسی و ارجاع سلسله‌مراتبی مکاتبات مورد بررسی قرار گرفت.

از دیگر قابلیت‌های معرفی‌شده در این کارگاه می‌توان به امکان پیوست فایل، ویرایش نامه پیش از ارسال نهایی، ثبت تاریخچه تغییرات، مشاهده وضعیت مکاتبات برای ذی‌نفعان، ایجاد نامه پاسخ به مکاتبات پیشین و اتصال مکاتبات به پرونده الکترونیکی دانشجویان اشاره کرد. در ادامه، اعضای جلسه بر ضرورت تکمیل و به‌روزرسانی الگوهای پرکاربرد، از جمله گواهی اشتغال به تحصیل، درخواست مهمانی، انصراف از تحصیل و اصلاح وضعیت دروس، توسط مدیریت آموزشی تأکید کردند. برگزاری این کارگاه گامی مؤثر در راستای آشنایی کارشناسان آموزشی با نظام جدید مکاتبات اداری، افزایش شفافیت، تسهیل فرایندها و ارتقای قابلیت پیگیری مکاتبات به شمار می‌رود. همچنین، بر ضرورت هماهنگی بیشتر میان معاونت‌های آموزشی و مدیریت امور آموزشی برای تکمیل الگوهای مورد نیاز و رفع نواقص فنی سامانه تأکید شد.