دبیرخانه و بایگانی اسناد

زهرا قلی نسب

  زهرا قلی نسب

  مسئول دبیرخانه


  •   سازمان مرکزی

  •   32202049 , 211

  •   056-32202517

منصور مسگرانی

  منصور مسگرانی

  متصدی امور دفتری و بایگانی


  •   32202049 , 219

مجید بابائی مقدم

  مجید بابائی مقدم

  متصدی امور دفتری و بایگانی


  •   32202049 , 218

حاجی محمد حسینی

  حاجی محمد حسینی

  نامه رسان


  •   32202049 , 218

 

شرح وظایف:

  •  نظارت وکنترل بر دریافت مکتوبات ، بخشنامه ها ، اسناد، مدارک و مستندات ارسالی از سوی واحدها و ادارات داخل و خارج از دانشگاه
  •  نظارت و کنترل  بر ثبت نامه های وارده ، صادره، ورود مشخصات نامه در رایانه و اسکن نامه ها
  •  اقدام در جهت تفکیک ،طبقه بندی و توزیع نامه ها و مراسلات براساس اهمیت موضوعی و پیگیری آنها
  •  تهیه نسخه الکترونیکی از مکاتبات ، اسناد و مدارک مورد نیاز
  •  تلاش در انجام بهینه امور دبیرخانه و به روز بودن ثبت و اسکن نامه های دانشگاه
  •  همکاری در تنظیم  بخشنامه ها و دستورالعملها و آئین نامه های اداری دانشگاه
  •  برنامه ریزی لازم جهت تشخیص، جمع آوری و نگهداری اسناد و مدارک راکد دانشگاه در چهارچوب ضوابط و دستورالعملهای مربوطه
  •  پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
  •  پاسخگویی و راهنمایی مراجعین و ارباب رجوع
  •  نظارت بر صورت برداری، طبقه بندی، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق  دستورالعملهای مربوطه
  •  نظارت و کنترل بر تهیه فتوکپی و تکثیر جزوات و مکاتبات اداری مربوطه
  •  نظارت بر تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با نظر مقام مافوق
  •  نظارت و کنترل دقیق بر نگهداری ،حفظ و حراست پرونده های موجود در بایگانی
  •  نظارت و انجام امور مربوط به سیستم های یکپارچه وزارت، شبکه سامد و استانی و ... و پیگیری های مربوطه
  •  پاسخگویی و ارائه مستندات لازم به همکاران ذیربط در صورت نیاز
  •  رعایت کامل بخشنامه ها ، دستورالعملها و آئین نامه های اداری 
  •  هماهنگی و  همکاری لازم با سایر ادارات و همکاران در زمینه شغلی در محیط کار
  •  حفظ اسناد ، مدارک و مکتوبات و مراسلات محرمانه و غیر محرمانه طبق مقررات و اصول بایگانی
  •  شرکت در دوره های آموزشی شغلی و تخصصی مرتبط با پست سازمانی
  •  تهیه  و تنظیم گزارشات و آمار مورد نیاز جهت مقام مافوق
  •  هدایت و راهنمایی کارکنان تابع در اجرای وظایف ، مقررات ، دستورالعملها و آئین نامه های ذیربط
  •  بررسی سطوح رضایتمندی کارکنان از نحوه عملکرد واحد تحت سرپرستی
  •  شرکت در جلسات، سمینارها و کمیسیونها باتوجه به نیاز
  •  انجام سایر امور ارجاعی از طرف مقام مافوق
تعداد بازدید:۱۸۱۷