دبیرخانه و بایگانی اسناد
زهرا قلی نسب
مسئول دبیرخانه
-
سازمان مرکزی
-
056-31024224
-
056-32202517
مجید بابائی مقدم
متصدی امور دفتری و بایگانی
-
056-31024226
رضا ملایی
متصدی امور دفتری و بایگانی
-
056-31024225
شرح وظایف:
- نظارت وکنترل بر دریافت مکتوبات ، بخشنامه ها ، اسناد، مدارک و مستندات ارسالی از سوی واحدها و ادارات داخل و خارج از دانشگاه
- نظارت و کنترل بر ثبت نامه های وارده ، صادره، ورود مشخصات نامه در رایانه و اسکن نامه ها
- اقدام در جهت تفکیک ،طبقه بندی و توزیع نامه ها و مراسلات براساس اهمیت موضوعی و پیگیری آنها
- تهیه نسخه الکترونیکی از مکاتبات ، اسناد و مدارک مورد نیاز
- تلاش در انجام بهینه امور دبیرخانه و به روز بودن ثبت و اسکن نامه های دانشگاه
- همکاری در تنظیم بخشنامه ها و دستورالعملها و آئین نامه های اداری دانشگاه
- برنامه ریزی لازم جهت تشخیص، جمع آوری و نگهداری اسناد و مدارک راکد دانشگاه در چهارچوب ضوابط و دستورالعملهای مربوطه
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
- پاسخگویی و راهنمایی مراجعین و ارباب رجوع
- نظارت بر صورت برداری، طبقه بندی، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعملهای مربوطه
- نظارت و کنترل بر تهیه فتوکپی و تکثیر جزوات و مکاتبات اداری مربوطه
- نظارت بر تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با نظر مقام مافوق
- نظارت و کنترل دقیق بر نگهداری ،حفظ و حراست پرونده های موجود در بایگانی
- نظارت و انجام امور مربوط به سیستم های یکپارچه وزارت، شبکه سامد و استانی و ... و پیگیری های مربوطه
- پاسخگویی و ارائه مستندات لازم به همکاران ذیربط در صورت نیاز
- رعایت کامل بخشنامه ها ، دستورالعملها و آئین نامه های اداری
- هماهنگی و همکاری لازم با سایر ادارات و همکاران در زمینه شغلی در محیط کار
- حفظ اسناد ، مدارک و مکتوبات و مراسلات محرمانه و غیر محرمانه طبق مقررات و اصول بایگانی
- شرکت در دوره های آموزشی شغلی و تخصصی مرتبط با پست سازمانی
- تهیه و تنظیم گزارشات و آمار مورد نیاز جهت مقام مافوق
- هدایت و راهنمایی کارکنان تابع در اجرای وظایف ، مقررات ، دستورالعملها و آئین نامه های ذیربط
- بررسی سطوح رضایتمندی کارکنان از نحوه عملکرد واحد تحت سرپرستی
- شرکت در جلسات، سمینارها و کمیسیونها باتوجه به نیاز
- انجام سایر امور ارجاعی از طرف مقام مافوق