اداره رسیدگی به اسناد و اموال
شرح وظایف:
- رعایت کامل کلیه مقررات، قوانین، بخشنامه ها و دستورالعملهای مورد اجرا در واحد تابع
- رسیدگی و کنترل دقیق اسناد صادره و حصول اطمینان از صحت اعمال کنترلهای لازم طبق دستورالعملهای ذیربط
- گردآوری و بهنگام نمودن منابع اطلاعاتی از قبیل قراردادها، آئین نامه ها و مصوبات جهت انجام امور رسیدگی به اسناد
- انجام امور مربوط به تسویه نمودن علی الحسابها و پیش پرداخت های جاری و سنواتی
- نظارت برفرآیند تطبیق پرداخت ها با موافقت نامه های مبادله شده و تخصیص های صادره
- تهیه فهرست رفع نقایص در مواردیکه در مدارک مورد رسیدگی نقایصی موجود باشد
- اتخاذ ترتیبات لازم جهت تهیه کلیه صورت خلاصه ها جهت انجام عملیات رسیدگی
- پیگیری دریافت اسناد و مدارک رسیدگی از سایر واحدهای دانشگاه
- برنامه ریزی در خصوص رفع مغایرت فیما بین حسابهای اشخاص، پیمانکاران و شرکتهای طرف قرارداد با دانشگاه
- تماس مستمر با مسئول اموال و کارپردازان جهت حصول اطمینان از صحت مدارک مربوط به رسید کالا و خروج کالا از انبار
- نظارت بر فرآیند تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی و پیگیری موارد مغایرت
- انجام پیگیری های لازم بمنظور وصول بموقع مطالبات دانشگاه و هماهنگی با مراجع ذیربط
- تشخیص مطالبات مشکوک الوصول و پیشنهاد تخصیص ذخیره لازم در حساب
- پاسخگویی به اشخاص ( حقیقی یا حقوقی ) در خصوص وضعیت حسابهای آنها با دانشگاه
- همکاری با سایر کارشناسان و رؤسای ادارات مالی دانشگاه
- تهیه و تنظیم گزارشات و آمار مورد نیاز جهت مقام مافوق
- مطالعه کلیه قوانین و مقررات مالی و دستور العمل ها و آگاهی از آخرین تغییرات
- حصول اطمینان از حسن اجرای وظایفکارکنان تابع و رفع نواقص کارها در محدوده اختیارات
- شرکت در جلسات، سمینارها و کمیسیونها باتوجه به نیاز
- پاسخگویی به حسابرسان بمنظور اجرای صحیح مقررات، دستورالعملها و آئین نامه های جاری
- شرکت در دوره های آموزشی و تخصصی مرتبط با پست سازمانی
- انجام سایر امور ارجاعی از طرف مقام مافوق